会社の電話対応が苦手な方必見!対処方法をご紹介します

会社の電話対応が苦手と言う方、結構いらっしゃいますよね。

新人社員なら電話対応の経験不足から苦手だと感じる場合も・・・。苦手な理由は人それぞれですが、意外と簡単な方法で解決する場合もあります。

まずは今すぐに出来る所から対処していきましょう。

慣れが問題を解決してくれる事も少なくはありませんよ。

会社の電話対応が苦手なのは経験不足から

会社の電話に出るのが苦手という人も多いのではないでしょうか?なぜ苦手に感じてしまうのでしょうか?

電話の対応が苦手に感じるのは、単純に経験が少ないからです。会社や取引先などに迷惑をかけないようにしたい、失敗がないように対応したいと思うほど電話での対応が怖くなってしまうのです。

性格が真面目で完璧にこなそうとする人ほどこのような状態になってしまう傾向があります。

経験の浅いうちは何事も不安を感じるものです。経験が浅いうちの仕事というのは責任が薄く練習の感覚でもあり、上司も見てくれているので安心感があります。

しかし、電話というのはいきなり責任の重い仕事を押し付けられるようなもの。失敗して取引先を怒らせてしまったら会社に迷惑をかける事にもなるなど、とても責任が重くのしかかってきてしまうのです。

新卒など経験の浅いうちは電話の対応もある程度多めに見てもらえることが多いですが、それでも伝言をつたえるなど最低限やるべきことはやらないと怒られてしまいますよ。

会社の電話対応が苦手なら、後からかけ直す方法も!

電話が苦手と感じるのはうまく対応しようとするからです。うまく対応しようと思うほど電話が苦手になってしまいます。

なので、電話はうまく対応できなくても大丈夫だと思うようにしましょう。

そして、答えに詰まった場合には正直にそのことを伝えて一度電話を切り、かけ直すという方法もあるのです。その場で何とかしようと適当に話を進められるよりもよっぽど相手に良い印象を与える事ができます。

答えに詰まった場合には「申し訳ございません。今どのようにお答えしたらいいのか判断できませんので、確認してからお電話さしあげてもよろしいですか?」などと伝え改めて電話をかけるようにしましょう。

また、話が聞き取れなかった場合も適当に聞き流すのはやめて、聞き直すようにしましょう。

「お電話が遠いようなので、もう一度お名前うかがってもいいですか」などと聞き返しましょう。

聞き取れずに聞き返すことはマナー違反でも失礼にもあたらないので遠慮なく聞き返してくださいね。

会社の電話対応が苦手なのはミスをするかもと言う気持ち?

電話が苦手という人に多い特徴は、失敗をしたときの恐怖から来ると言われています。

伝言をしっかり伝える事が出来なかったらどうしよう、日にちを間違えてしまったらどうしようなど不安な気持ちから来るのです。

また、会社の売上に関係するほど大きなミスであったり大事な取引先の相手を怒らせてしまったり、電話の対応によるリスクというのはたくさんあります。

では、このような大切な電話の対応を失敗しないために出来る事というのはどんなことなのでしょうか?

ミスをなくすために出来ること、電話嫌いを克服するためには必ず復唱してメモを取るという事です。

復唱してメモを取るだけで確認し、つたえることをしっかり伝える事ができます。自信にもつながってきますので必ず行うようにしましょう。

電話対応が苦手でもマナーがしっかりしていれば大丈夫

電話の対応が苦手と感じる人は電話のマナーをしっかり覚えましょう!

会社によって異なりますが、一般的には1から3コール以内には電話を取るようにしましょう。電話を取ったら2テンポおいてから、「はい。お電話ありがとうございます」と言ってから、会社名と自分の名前を名乗ります。

声はワントーンあげてゆっくりとはきはきと話すようにしましょう。こちらがゆっくり話すことで相手もつられてゆっくり話すという効果もあります。

クレームの時相手は早口になっていることが多いので、それにつられないように気をつけましょう。また、相手の会社名や名前や電話番号、用件など必ずメモに取るようにしましょう!

電話の対応でよく使う言葉についてしっかり確認しておきましょう。

  • 「わたし」ではなく「わたくし」
  • 「わかりました」ではなく「かしこまりました」「承知いたしました」
  • 「申し訳ありませんが」ではなく「恐れ入りますが」

また話を聞くときには「はい」「ええ」と聞くようにしてくださいね。

しっかりマナーを覚えて自信を持って電話対応をしましょう!

こんな事でも電話の苦手意識が薄らぎます

電話の対応で失敗したことのある人は同じ電話の音がなることで失敗した経験を思い出し、苦手意識が出てしまいます。

なので、そんな時には着信音を変えてみましょう。いつもと違う音がなることで、失敗したことを思い出すことなく電話に出ることができます。

また、電話を苦手と感じている人は緊張して肩や首に力が入りやすいものです。なので、隣の席の人などに、電話中に力が入っていたらそっと揉んでほしいと頼んでみましょう。

肩に触れられることによりリラックスできるようになります。人に頼むことが難しい場合はデスクなどに肩の力をぬくようにメモなどを貼っておきましょう。