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会社での電話対応で「もしもし」はＮＧ！
電話をかけたり受けたりするときは「もしもし」という言葉を使うことが多いですよね。
この言葉を電話の向こうで言われたとしても、特別変には感じないことでしょう。
ですが、ビジネスのマナーの点で考えると、この「もしもし」という言葉はマナー違反になってしまうのです。
知らないうちにマナー違反をして、相手の人に失礼な態度を取っている可能性もありますよ！
「もしもし」という言葉は略語になります。
どの言葉の略語化と言うと「申す申す」という言葉の略語になり、これは目下の人から目上の人への丁寧語になります。
ですが略語になりますので、ビジネスの場で相手に使ってしまうと失礼な言葉になってしまうのです。
ビジネスの場では略語を使うのは失礼な行為になり、電話対応の場であっても使ってはいけません。
ですから、社会人として働いているのであれば、ビジネスマナーを考慮しても「もしもし」という言葉は使わないようにしましょう。
会社の電話対応で「もしもし」の代わりに使える言葉
「もしもしは使ってはいけない言葉」と言われても、「じゃあどんな言葉を使えばいいの？」と思いますよね。
「もしもし」の代用としては、どのような言葉を使うのが良いのでしょうか。
電話をするときに最初に言う言葉としては
「お世話になっております」や「お忙しいところ申し訳ありません」という言葉を使うと良いです。
電話を受ける場合は「お電話ありがとうございます」という言葉を代用するのも良いですね。
「もしもし」という言葉を使うと、相手を見下しているような印象を与えることもありますので、このような言葉に置き換えることで相手に敬意を伝えることが出来ます。
もし、相手の声を上手く聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度よろしいでしょうか」という言葉を使うようにしましょう。
電話のシーンに合わせて、「もしもし」に代わる言葉を使うといいですね。
会社で電話対応する時のマナー・もしもし以外にもこんなことが！
会社での電話対応のときに押さえておきたいポイントをまとめました。
会社で電話対応するときはメモを用意する
電話がなったら相手を待たせないことが大切になります。自分で積極的に電話を取って、相手を待たせないようにしましょう。
何か違う仕事をしていても、電話に出るようにしてください。そして、電話に出る時には必ずメモの用意をしてから出るようにしましょう。
会社の電話が3コール以上鳴ったときは「お待たせしました」
ビジネスマナーでは、電話がなったらすぐに出る事が大切になります。3コール以上電話がなった場合は、待たせて申し訳なかったという気持ちを込めて「お待たせしました」という言葉を言いましょう。
出来れば1コールで、遅くても2コール以内に出るのが良いですね。
不在着信があった時の折り返し電話のかけ方は？
忙しく仕事をしていたり、会議などを行っていると、電話がなっても受けられないこともありますよね。
不在着信があった時はどのように折り返せば良いのでしょうか。
会社の電話に留守電が入っていた時の電話対応
まずは留守番電話の内容を聞いて把握しましょう。要点をメモしてから相手に折り返すとスムーズに話が出来ますよ。
折り返して欲しい時間の指定がない場合は、なるべく早めに折り返すのが良いです。
ですが、折り返す時間帯にも注意が必要。
- 9時～11時の始業直後
- 12時～13時のお昼休憩
- 17時～18時の終業間際
は、折り返しても電話に出られない可能性があるので、上記の時間は避けましょう。
留守電にメッセージが入っていない場合の電話対応
不在着信があった場合、相手が誰なのかわかる場合は自分から折り返して電話をかけましょう。
この時は「もしもし」ではなく「お世話になっています・・・」というような言葉を使うようにしてください。
電話に出られなくて申し訳なかったという気持ちを伝え、要件を尋ねると良いですね。
電話をかける時・受ける時のマナーについて
電話をかける時や受ける時のマナーについてまとめました。
電話をかける時のマナー
かける前に、用件や会社名、開いてお名前を再度確認しましょう。
要件をメモしてから電話をかけると良いです。
相手が電話に出た場合は、いきなり本題に入らないようにし、「今よろしいでしょうか」などと相手の都合を尋ねて本題に入りましょう。
電話を切るときは、一呼吸おいて静かに受話器を置きます。そうでないと、感じが悪いと思われてしまうこともあります。
電話を受ける時のマナー
なるべく2コール以内で電話に出るようにし、それ以上時間がかかった場合は「お待たせして申し訳ございません。」などと言うようにします。
相手が名前を名乗ったら「いつもお世話になっております」と言い、内容を正確に残せるようにしっかりメモを取りましょう。
特に、名前や日時は正しくメモしてくださいね。